Rynek najmu krótkoterminowego w Polsce wchodzi w etap znacznie większej formalizacji. Jednym z najważniejszych elementów nowych zasad jest numer rejestracyjny obiektu, który ma pozwalać na jednoznaczną identyfikację miejsca oferowanego gościom. W praktyce rejestracja obiektu będzie więc coraz mocniej powiązana z tym, czy i w jaki sposób oferta może być publikowana oraz sprzedawana online.
Zmiany wynikają przede wszystkim z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1028 dotyczącego gromadzenia i udostępniania danych o usługach krótkoterminowego najmu lokali mieszkalnych. Rozporządzenie jest stosowane od 20 maja 2026 roku. Jednocześnie w Polsce trwają prace nad przepisami krajowymi, które mają uporządkować rynek i stworzyć Centralny Wykaz Turystycznych Obiektów Noclegowych. Rządowy projekt ustawy pozostaje w toku prac parlamentarnych, dlatego warto odróżnić obowiązujące już zasady unijne od rozwiązań, które w Polsce są jeszcze projektowane.
Rejestracja obiektu – dlaczego numer rejestracyjny staje się tak ważny?
Do tej pory właściciele mieszkań lub apartamentów inwestycyjnych traktowało sprzedaż noclegów online głównie jako kwestię marketingową i operacyjną. Wystarczyło przygotować ofertę, dodać zdjęcia, opis, ceny i kalendarz dostępności, a następnie uruchomić sprzedaż na własnej stronie internetowej albo przez popularne portale rezerwacyjne.
Nowy model ma działać inaczej. Numer rejestracyjny ma pełnić funkcję jednoznacznego identyfikatora konkretnego obiektu lub jednostki noclegowej. Dzięki temu organy publiczne będą mogły powiązać ofertę opublikowaną w internecie z określonym lokalem i podmiotem, który go udostępnia.
Rozporządzenie UE przewiduje, że tam, gdzie obowiązuje procedura rejestracyjna, gospodarz oferujący nocleg za pośrednictwem platformy internetowej powinien przekazać platformie informację o tym, że obiekt podlega rejestracji, oraz podać jego numer rejestracyjny. Numer ma być widoczny w ogłoszeniu. Platformy mają natomiast projektować swoje systemy w taki sposób, aby przy ofertach objętych rejestracją numer został podany przed rozpoczęciem sprzedaży.
To oznacza, że rejestracja obiektu przestaje być wyłącznie formalnością wykonywaną poza procesem sprzedażowym. Staje się elementem danych oferty, podobnie jak adres, liczba miejsc noclegowych, cena czy dostępność.
Czym jest numer rejestracyjny obiektu noclegowego?
Numer rejestracyjny to unikalne oznaczenie przypisane do konkretnej jednostki oferowanej w ramach najmu krótkoterminowego. Zgodnie z rozporządzeniem UE numer nie powinien zawierać danych osobowych właściciela czy gospodarza, ale ma umożliwiać właściwym organom oraz platformom sprawdzenie, czy dany obiekt został prawidłowo zgłoszony.
Unijne przepisy zakładają również, że numer rejestracyjny powinien znaleźć się w publicznym i łatwo dostępnym rejestrze. System ma umożliwiać weryfikację ważności numeru, aktualizację danych oraz usunięcie obiektu z rejestru, gdy nie jest już oferowany lub gdy nie spełnia założonych norm.
W Polsce rządowy projekt przewiduje utworzenie Centralnego Wykazu Turystycznych Obiektów Noclegowych, który ma obejmować także obiekty nieklasyfikowane, w tym prywatne mieszkania wynajmowane krótkoterminowo. Rządowy projekt zakłada obowiązek zgłaszania działalności do nowego centralnego systemu.
Dla właściciela oznacza to prostą zależność: najpierw prawidłowa rejestracja obiektu, następnie wykorzystanie nadanego numeru w kanałach sprzedaży, których dotyczą odpowiednie obowiązki.
Rejestracja obiektu a Booking, Airbnb i inne platformy rezerwacyjne
Największe znaczenie nowych przepisów widać w sprzedaży prowadzonej przez internetowe platformy pośredniczące w najmie krótkoterminowym. Rozporządzenie 2024/1028 nakłada obowiązki nie tylko na gospodarzy, ale także na same platformy.
Jeżeli oferta dotyczy obiektu znajdującego się na obszarze objętym procedurą rejestracyjną, platforma powinna umożliwić podanie numeru i zadbać o jego wyświetlanie w ofercie. Ma też podejmować racjonalne działania służące regularnemu, wyrywkowemu sprawdzaniu, czy deklaracje gospodarzy są poprawne i czy podane numery są ważne.
To ważna zmiana z punktu widzenia sprzedaży. W przyszłości samo utworzenie konta na platformie i przygotowanie atrakcyjnej oferty może nie wystarczyć. Brak prawidłowego numeru może utrudnić publikację ogłoszenia, ograniczyć możliwość przyjmowania rezerwacji albo doprowadzić do jego usunięcia, jeśli właściwy organ stwierdzi naruszenie.
Rozporządzenie przewiduje bowiem możliwość nakazania platformie usunięcia ofert dotyczących obiektów oferowanych bez wymaganego numeru, z numerem nieważnym albo wykorzystywanym nieprawidłowo.
W praktyce oznacza to, że rejestracja obiektu może stać się jednym z podstawowych warunków technicznych prowadzenia sprzedaży na platformach typu OTA, czyli Online Travel Agency.
Czy numer rejestracyjny trzeba będzie podawać w każdej ofercie online?
W przypadku platform objętych rozporządzeniem UE odpowiedź jest zasadniczo jasna: jeśli dla danego obiektu obowiązuje procedura rejestracyjna, numer powinien być przekazany platformie i wyświetlany w ogłoszeniu.
Trzeba jednak uważać z prostym stwierdzeniem, że identyczny obowiązek już dziś dotyczy każdej strony internetowej właściciela. Rozporządzenie 2024/1028 koncentruje się na internetowych platformach pośredniczących, które umożliwiają zawarcie na odległość umowy między gościem a gospodarzem. Z jego zakresu wyłączone są między innymi serwisy, które jedynie łączą gospodarza z potencjalnym gościem bez dalszej roli w zawieraniu transakcji.
Polski projekt idzie jednak w kierunku szerszego powiązania numeru identyfikacyjnego z ofertowaniem obiektu. Podczas prac parlamentarnych wskazywano, że numer identyfikacyjny ma być podawany w ofertach publikowanych na platformach internetowych.
Dlatego właściciele prowadzący sprzedaż przez własną stronę, formularz rezerwacyjny, system booking engine, marketplace lub inne narzędzie powinni śledzić finalną treść krajowej ustawy. To właśnie ona przesądzi o szczegółowym zakresie obowiązków dotyczących prezentowania numeru poza platformami objętymi bezpośrednio rozporządzeniem UE.
Co platformy będą raportować do administracji?
Nowe przepisy nie kończą się na samym wyświetlaniu numeru rejestracyjnego. Jednym z głównych celów rozporządzenia jest stworzenie uporządkowanego systemu wymiany danych pomiędzy platformami a administracją publiczną.
Platformy mają przekazywać do wyznaczonego cyfrowego punktu dostępu dane dotyczące aktywności poszczególnych obiektów, razem z numerem rejestracyjnym, dokładnym adresem i adresem URL oferty. W standardowym modelu raportowanie ma odbywać się co miesiąc. Dla najmniejszych platform przewidziano uproszczenia i raportowanie kwartalne.
Dzięki temu numer rejestracyjny będzie czymś więcej niż oznaczeniem widocznym dla klienta. Stanie się kluczem pozwalającym połączyć dane dotyczące konkretnej oferty z konkretnym obiektem.
Z biznesowego punktu widzenia właściciel powinien więc zadbać o pełną zgodność danych w różnych systemach. Nazwa obiektu, adres, numer rejestracyjny i informacje o jednostce powinny być spójne w panelu platformy, systemie rezerwacyjnym oraz dokumentacji prowadzonej przez operatora.
Co oznacza rejestracja obiektu dla sprzedaży wielokanałowej?
Wielu profesjonalnych operatorów najmu sprzedaje ten sam apartament jednocześnie przez kilka kanałów: Booking.com, Airbnb, własną stronę, lokalne portale, biuro podróży albo system partnerski. Do zarządzania ofertami wykorzystują channel managera i PMS, czyli system do obsługi rezerwacji oraz pobytów.
W takim modelu numer rejestracyjny powinien być traktowany jak stały element danych obiektu. Nie warto wpisywać go ręcznie za każdym razem, jeśli system pozwala przechowywać go centralnie i przekazywać do poszczególnych kanałów.
Dobrą praktyką będzie utworzenie w bazie obiektu osobnego pola na numer rejestracyjny oraz kontrola, czy jest on poprawnie przesyłany do wszystkich platform, które go wymagają. Przy większej liczbie lokali ręczne zarządzanie numerami szybko może prowadzić do pomyłek.
Problemem może być na przykład przypisanie numeru jednego apartamentu do oferty innego lokalu, pozostawienie starego numeru po zmianie danych albo brak aktualizacji w jednym z kanałów. W środowisku, w którym platformy oraz organy mają techniczne możliwości weryfikacji numerów, takie błędy mogą realnie wpływać na ciągłość sprzedaży.
Co grozi za brak rejestracji obiektu?
Unijne rozporządzenie wymaga, aby państwa członkowskie wprowadziły skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje za naruszenia objętych nim obowiązków. Konkretne konsekwencje dla właściciela wynikają jednak przede wszystkim z prawa krajowego.
Polski projekt przewiduje kary za brak rejestracji obiektu oraz za nielegalne świadczenie usług noclegowych. Oficjalne informacje rządowe wskazują wprost, że jednym z założeń przygotowywanych regulacji jest ograniczenie działalności prowadzonej bez rejestracji i nadzoru. Ponieważ ustawa na 3 września 2026 roku nie zakończyła jeszcze procesu legislacyjnego, nie należy jednak traktować projektowanych sankcji ani terminów jako ostatecznych.
Z perspektywy sprzedaży internetowej równie istotne jak ewentualna kara administracyjna może być zablokowanie kanału sprzedażowego. Jeżeli oferta nie spełnia wymogów dotyczących numeru rejestracyjnego, platforma może zostać zobowiązana do jej usunięcia. Dla właściciela generującego większość rezerwacji z jednego portalu oznacza to natychmiastowy problem przychodowy.
Numer rejestracyjny a wiarygodność oferty
Choć obowiązek rejestracji kojarzy się przede wszystkim z kontrolą, numer może też pełnić funkcję biznesową. Dla klienta widoczny numer rejestracyjny może być sygnałem, że obiekt działa w uporządkowany sposób i można go zweryfikować.
Na rynku, na którym zdarzają się fikcyjne ogłoszenia, nieaktualne oferty i próby wyłudzeń, możliwość sprawdzenia obiektu w publicznym rejestrze może zwiększać zaufanie do sprzedawcy. Dotyczy to szczególnie rezerwacji bezpośrednich, przy których klient nie zawsze korzysta z ochrony i mechanizmów znanej platformy.
Właściciel może więc traktować numer nie tylko jako obowiązkowy element ogłoszenia, ale również jako część komunikacji budującej wiarygodność marki. Ważne, aby nie przedstawiać samego wpisu do rejestru jako gwarancji jakości. Numer potwierdza określony status rejestracyjny, ale nie zastępuje opinii gości, standardu obsługi ani rzetelnego opisu obiektu.
Co powinni zrobić właściciele i zarządcy już teraz?
Najważniejsze jest uporządkowanie danych. Właściciel nie musi czekać na ostatni dzień przed uruchomieniem krajowego systemu, żeby sprawdzić, jakie informacje o jego obiekcie funkcjonują w internecie.
Warto porównać adresy, nazwy lokali, liczbę miejsc noclegowych, dane operatora oraz opisy w poszczególnych kanałach. Jeśli jeden apartament występuje na kilku portalach pod różnymi nazwami, należy mieć pewność, że po wprowadzeniu numeru rejestracyjnego wszystkie oferty zostaną przypisane do właściwej jednostki.
Firmy zarządzające większym portfelem powinny przygotować centralną tabelę lub bazę z numerami, statusem rejestracji i listą aktywnych kanałów dla każdego lokalu. Przy kilkudziesięciu czy kilkuset apartamentach taki rejestr wewnętrzny może być niezbędny do uniknięcia błędów.
Rejestracja obiektu staje się częścią procesu sprzedażowego
Najważniejsza zmiana polega na tym, że rejestracja obiektu i sprzedaż online przestają funkcjonować jako dwa oddzielne obszary. Numer rejestracyjny ma łączyć administracyjny status obiektu z ofertą widoczną dla klienta i danymi przekazywanymi przez platformę.
Dla pojedynczego właściciela oznacza to konieczność prawidłowego zgłoszenia lokalu i uzupełnienia numeru w odpowiednich kanałach. Dla profesjonalnego operatora dochodzi jeszcze kwestia integracji systemów, kontroli jakości danych i zarządzania numerami w wielu ofertach jednocześnie.
Warto przy tym pamiętać, że unijne rozporządzenie już obowiązuje, natomiast szczegółowy polski model jest nadal kształtowany w toku prac legislacyjnych. Rada Ministrów przyjęła projekt w lipcu 2026 roku, a następnie został on skierowany do Sejmu jako projekt mający wykonać prawo UE. Dlatego przed wdrożeniem konkretnych procedur trzeba sprawdzać aktualny stan ustawy oraz wymagania właściwych organów i platform sprzedażowych.
Jedno jest jednak pewne: w nowym modelu numer rejestracyjny nie będzie informacją, którą można schować w dokumentacji administracyjnej. Będzie elementem cyfrowej tożsamości obiektu. A to sprawia, że prawidłowa rejestracja obiektu staje się bezpośrednio związana z widocznością oferty, możliwością przyjmowania rezerwacji i ciągłością sprzedaży internetowej.
Chcesz mieć czysty zysk i spokój? Oddaj apartament w dobre ręce.
Wypełnij formularz i porównaj bezpłatnie zweryfikowane firmy zarządzające najmem krótkoterminowym.
Przeczytaj też: Najczęstsze błędy właścicieli mieszkań przy samodzielnym wynajmie krótkoterminowym?
Poproszę o bezpłatną rekomendację
Porównaj oferty
Zobacz nasz Fanpage
Daria Wasielewska
Od wielu lat działam w branży usług dla przedsiębiorców, koncentrując się na rozwiązaniach wspierających rozwój firm. Swoje doświadczenie wykorzystuję, aby w przystępny sposób wyjaśniać zmiany w przepisach oraz pokazywać praktyczne podejście do prowadzenia i rozwijania biznesu.